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外贸人避不开的电子邮件战

作者:kogin 日期:2016-07-19 16:52:59
 
电子邮件目前是外贸中最基本的联系方式。没有电子邮箱,外贸寸步难行。

如果你建立了外贸网站,通常就会同时拥有一个网站下的电子信箱。这是外贸的首选,因为这样的电子邮箱会以你的网站名字作为后缀名,给人一种正规的、有实力的感觉。同时申请一个hotmail免费电子信箱也非常必要。hotmail邮箱是目前应用最广泛、最稳定的电子信箱,因为不受国别限制,不易被电脑病毒侵袭,其稳定性甚至超过你的网站邮箱。但出于形象考虑,仍应以网站邮箱为主,hotmail邮箱为辅。

无论使用的是Outlook Express,还是foxmail来收发邮件,都建议作个签名档,即固定的邮件落款,以显示正规。

利用好电子邮件,能发挥出远远超过“联系方式”这一简单的功效。

首先因为电子邮件通讯成本很低,在市场开发阶段不像传统的电话或传真那样容易引起客户反感。其次,电子邮件的格式和措辞比较轻松,比古板的公司传真更容易拉近与陌生客户间的距离。

电子邮箱本身也能提供信息。假如你收到一封客户邮件,其邮箱为a@aacom,那么,aacom可能是某个提供免费电子信箱服务网站,但更有可能是客户自己的网站。如果是后者,直接访问http://wwwaacom,你就能直接察看客户的背景信息了。反过来,除了aacom这个后缀名之外,国外贸易商很喜欢用info、buy、sales等作前缀名,因此,当你看到一个客户的网站aacom,上面并没有提供具体联系邮件(只有在线留言这种很不可靠的方式)的话,不妨尝试发邮件给info@aacom、buy@aacom等,猜中的概率不低——反正电子邮件不花钱,乐于一试。

此外,电子邮件既然格式不限,适当用一些缩略语或网络常见符号,能轻松气氛,沟通感情。比如用hi代替古板的Dear,用“:-)”表示微笑等。但这一定要在建立联系,通过几次信以后再用,否则容易适得其反。

电子邮件战中,最常见的问题就是客户不回信了。开发信如石沉大海,如何应对?

首先,我们要排除技术故障,弄清楚是否客户收到了我们的邮件。最简单的方法,是在发送邮件的时候,请求阅读回执。在Outlook Express和foxmail软件发送邮件的时候,“工具”菜单中都有“请求阅读回执”一项。如果收到了客户的回执邮件,说明顺利发通,否则就有可能是故障了。此外,如果用的是网站邮箱,不妨给你自己的hotmail邮箱发一封信,看看是否能顺利收到,如果收不到,可以与你的网站服务商联系,说明情况,检查故障。同时尝试用hotmail免费邮箱。

确定邮箱没有技术故障,那么就是客户不愿意回复了。对付这种“无回复僵局”,可分步进行:

首先保持联系,多发几封邮件。但不可太频繁,即便最渴望争取到的客户,密度也不多于每周一封为宜。但注意一定不要重复内容。可以采用“通报企业动态”,“交流行业信息”,“介绍新款产品”,“通告价格调整”等等形式,给客户一种“即使暂时不合作,我方也乐意提供行业资讯给您参考”的态度。多数的国际贸易商当然愿意了解更多的行业相关信息,这样做就把多次发邮件引起反感的风险降至最低。当然,这一点要想做好,我们平时就要多去了解行业动态,做个行家,这样才会得到客户的重视和尊敬。

接下来,暂时排除掉“死硬分子”。屡次发邮件不理睬的,可以在邮件中加上一句“如我方邮件打扰了您深表歉意,请回复空白邮件,我们将不再发给您”。如果客户真的回空白信拒绝了,说明暂时无望合作,不必白费力气。只要不拒绝,就仍可继续联系。

以保持接触为目的的邮件,尽量淡化“催促订单”的感觉,突出“信息交流”的意思,态度不愠不火,不卑不亢。

联系一段时间以后,客户也许会有所松动,问个价什么的。这时候也不要急,不要显示出大喜过望的意思,平常心对待,周到礼貌、详细回应。如果回应后客户继续沉默,就继续保持联系。此时行文就不妨轻松些,逢客户国家的重大节日,也可以发祝贺性的邮件了。

假如客户一直没有动静,则不妨刺激一下以寻找突破口,寻找机会给客户报一个超低的成本价。但是,当然不要以这个超低价格真的与客户交易,可以在客户回应以后,解释说这是某批订单的超额生产余量因此低价等。低价的目的仅仅是打开僵局,了解客户沉默的真正原因。同时,作为突破的做法,可以直截了当问客户,一直没有回复是否对产品不感兴趣等。

总之,对付沉默客户的原则,一是确保不是技术故障,二是保持无重复内容的联系,三是适当寻找突破口,找出客户沉默的原因。
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